Kurz & knapp erklärt: Bürokratische Voraussetzungen
Als Selbstständige/r kannst du alle Betriebsausgaben von der Steuer absetzen, die:
- durch deine Selbstständigkeit bedingt sind. → nur Kosten für die Arbeit zählen, private Einkäufe sind nicht abrechenbar
- notwendig oder zumindest "förderlich" für deine Berufsausübung sind. → alles Absetzbare muss einen Bezug zu deiner Tätigkeit haben
- nachweisbar sind. → das Finanzamt will für alles Rechnungen/ Belege
So lässt du nichts anbrennen!
Auch wenn du nicht der Buchführungspflicht unterliegst, musst du steuerlich relevante Dokumente aufbewahren und alle Ausgaben, die du absetzen willst, belegen können.
Analoge Belege dürfen digitalisiert, digitale Belege müssen im Originalformat gespeichert werden.
Diese Aufbewahrungspflichten gelten:
- 10 Jahre: empfangene und ausgestellte Rechnungen (auch Kassenbons!), Kontounterlagen, Verträge mit steuerlicher Relevanz, Steuerbescheide und Steuererklärungen
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe (z.B. Angebote, Aufträge, Bestellungen, Reklamationsschreiben)
Beachte: die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.
Abschreibung
Bei Gegenständen (und Software) die du länger als ein Jahr nutzt kommt die Abschreibung ins Spiel – die Verteilung der Anschaffungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer einer Anschaffung.
Bei Anschaffungskosten über 800€ (netto) ist eine zeitweise Abschreibung nötig (z.B Arbeitsrechner, Büromöbel).
Tipp: Computer/Laptops und Smartphones sowie Software dürfen seit 2021 unabhängig von den Kosten direkt im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden!
Schau dir dazu auch dieses Guide an → Abschreibung für große Ausgaben nutzen
Das kannst du alles absetzen
Ob du brutto oder netto absetzen darfst, klären wir jetzt.
Bist du umsatzsteuerpflichtig und damit vorsteuerabzugsberechtigt, setzt du nur Netto-Beträge ab – die Vorsteuer erhältst du ja gesondert vom Finanzamt zurück.
Bist du allerdings Kleinunternehmer (nach §19 UStG) und ziehst keine Vorsteuer ab, kannst du den kompletten Brutto-Betrag als Betriebsausgabe absetzen.
Die Basics
Arbeitsmittel werden zur Ausübung deiner selbstständigen Arbeit benötigt.
- Computer und Software (z.B. Buchhaltung, Grafikprogramme)
- Bürotechnik (z.B. Drucker)
- Bürobedarf (Papier, Stifte etc.)
- Werkzeuge, Geräte und Maschinen (z.B. Kamera oder Kreissäge) und Materialien
- typische Berufskleidung – nur Kleidung die ausschließlich beruflich getragen wird (z.B. Schutzkleidung, Uniformen, OP-Kleidung oder Kleidung mit Firmenlogo)
Siehe auch: Abschreibung für große Ausgaben nutzen – Anschaffungen mit einem Nettowert >800€ können nicht innerhalb eines Jahres abgesetzt werden!
Miete und Nebenkosten (Strom, Wasser, Heizung, Reinigung) sind absetzbar – z.B. für Büro, Coworking-Space, Werkstatt oder Lager.
Auch im Homeoffice können anteilig Miete und Nebenkosten für ein Arbeitszimmer steuerlich abgesetzt werden, aber nur, wenn dort der Mittelpunkt deiner Tätigkeit liegt. Ohne Kostennachweis ist eine Tagespauschale (max. 1260€ pro Jahr) für einen Arbeitsbereich in der Wohnung absetzbar.
Achtung: Wer seine Eigentumswohnung als Büro absetzt, kann riskieren, dass ein Teil der Wohnung steuerlich als Betriebsvermögen gilt – mit möglichen Steuern beim späteren Verkauf oder bei Aufgabe der Tätigkeit.
Auch Büromöbel & Einrichtung können abgesetzt werden – z.B. eine fancy Tageslichtbeleuchtung oder dein neuer ergonomischer Stuhl.
Mobilfunktarif, Internet etc. sind absetzbare Betriebsausgaben. Auch hier gilt: doppelte Nutzung (privat und betrieblich) ausweisen und Ausgaben anteilig absetzen!
- DSL im Büro → voll absetzbar
- ein Handyvertrag für Kundentelefonate & Chats mit Freunden → anteilig absetzbar
Mobilität kann abgesetzt werden.
- Fahrrad, Bahncard, D-Ticket, ÖPNV- oder Taxikosten (wenn überwiegend betrieblich genutzt)
- betriebliche Fahrten mit dem privaten PKW (evtl. Nachweis durch Fahrtenbuch notwendig) oder Firmenwagen (Regelungen für private Nutzung beachten!)
Weiterbildungen
Weiterbildung durch Lehrgänge (inkl. Reisekosten) und mit Fachliteratur (auch digital) ist absetzbar.
Finanzen
Kreditzinsen (Kosten für einen Kredit) kannst du absetzen. Die Tilgung eines Kredits kann nicht abgesetzt werden.
Kontoführungsgebühren für Geschäftskonten sind vollständig steuerlich absetzbar.
Betriebskosten
Marketing und Werbung für dich/ dein Unternehmen sind von der Steuer absetzbar.
- Logogestaltung, Websiteerstellung und Contentpflege
- Druck von Visitenkarten, Flyer und Plakate
- Werbung auf Socialmedia-Plattformen
Betriebsbezogene Versicherungen können vollständig abgesetzt werden.
- z.B. Betriebshaftpflicht, betriebliche Rechtsschutzversicherung, Geräteversicherung für Arbeitsgeräte
Achtung: die hier anfallenden 19% Versicherungssteuer dürfen nicht mit der Umsatzsteuer verwechselt werden! Die Versicherungssteuer wird nicht erstattet!
Beiträge zu Berufsverbänden wie Industrie- und Handels- oder Handwerkskammer, Architekten- oder Rechtsanwaltskammer u.a. Branchenverbänden sind absetzbar.
Für den Start
Gründungskosten (z.B. Notarin, Gewerbeanmeldung, Messebesuche, Beratungsdienste) die bis zu ein Jahr vor Gründung anfallen, können abgesetzt werden.
Gehälter (inkl. Sozialversicherungskosten) und Dienstleistungskosten (z.B. Steuerberatung, Grafikdienstleistungen etc.) mindern den Gewinn.
Geschenke an KundInnen/ GeschäftspartnerInnen bis zu 50€ netto pro Jahr kannst du absetzen → Freigrenze nicht Freibetrag! Geschenke unter einem Wert von 10€ werden nicht beachtet.
Geschenke an Mitarbeitende sind immer Betriebsausgaben und absetzbar. Bis zu 50€ sind sie ein steuerfreier geldwerter Vorteil, darüber können sie aber einen zu versteuernden Arbeitslohn darstellen!
Expertentipp — Steuerlast verschieben
Der Investitionsabzugsbetrag (IAB) verschiebt Steuerlast in die Zukunft.
Bis zu 200.000€ Gewinn/Jahr, kannst du bis 50 % der geplanten Anschaffungskosten für bewegliche, abnutzbare Wirtschaftsgüter (Auto, Maschinen, Laptop) schon vor dem Kauf steuerlich geltend machen. Du minderst deinen Gewinn, senkst die Steuerlast für das laufende Jahr und bleibst liquide.
Die Investition muss innerhalb von drei Jahren erfolgen und zu mind. 90 % betrieblich genutzt werden. Im Jahr der Anschaffung, werden die Anschaffungskosten um den IAB gekürzt und die Abschreibung entsprechend gemindert.
Investierst du den IAB nicht, wird er rückgängig gemacht und im Jahr des Abzugs nachversteuert, mit Zinsen.
Wer kann mir helfen?
Selbstständige fühlen sich in Deutschland oft allein gelassen und das nicht zu unrecht. Gerade beim Thema Steuern gibt es super viel zu beachten und die wenigsten GründerInnen können sich eine professionelle Steuerberatung leisten.
Während es für Unternehmen kein Äquivalent zur Vereinigten Lohnsteuerhilfe (für ArbeitnehmerInnen) gibt, findest du hier ein paar Anlaufstellen bei Fragen zum Thema Steuern:
- Finanzamt
- IHK und HWK
- Gründungszentren an Hochschulen
- Erstgespräche bei SteuerberaterInnen